Taakomschrijvingen

Taken voorzitter Oikos:

–          Voorzitten bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen;
–          In samenspraak met secretaris de agenda voor bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen opstellen;
–          Overleggen met secretaris/penningmeester over voorkomende zaken, die directe afhandeling vragen;
–          Contactpersoon Nevobo voor bepaalde zaken, zoals bezwaarschriften, etc.
–          Contactpersoon gemeente, Huis voor de Sport, provincie, subsidieaanvraag;
–          Sturing geven aan de verschillende commissies;
–          Lid (thans) van technische commissie;
–          Gezicht van de vereniging zijn naar “buiten” toe;
–          Aanspreekpunt voor algemene zaken (alle zaken betreffende de vereniging en de leden over zaken die in geen andere commissie of bij geen ander bestuurslid kunnen worden overlegd);
–          Coördineren communicatie binnen het  bestuur, vanuit het bestuur naar de vereniging, tussen commissies onderling;
–          initiëren van nieuwe plannen.

Taken secretaris Oikos:

–          Notuleren bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen;
–          In samenspraak met voorzitter de agenda voor bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen opstellen; agenda’s verzenden naar bestuur c.q. leden;
–          Overleggen met voorzitter/penningmeester over voorkomende zaken, die directe afhandeling vragen;
–          Binnenkomende post/mail doorsturen naar de juiste personen en indien nodig beantwoorden;
–          Archief bijhouden, zowel digitaal als papieren archief;
–          Opstellen vergaderschema;
–          Voeren van correspondentie naar aanleiding van wat in bestuursvergaderingen en in andere overlegvormen besproken wordt;
–          Opstellen correspondentielijst t.b.v. bestuur;
–          Eerste contactpersoon zijn voor potentiële nieuwe leden c.q. hun ouders;
–          Contacten onderhouden met o.a. Steunpunt Sportservice;
–          Opstellen conceptbeleidsnota’s (evt. samen met andere bestuursleden);
–          Opstellen jaarplanning (samen met andere bestuursleden);

Taken penningmeester Oikos:

–          Beheer vermogen en financiën;
–          Bewaken van budgetten;
–          Verzorgen van de boekhouding;
–          Opstellen begroting en doen van contributievoorstel;
–          Opstellen balans en overzicht baten/ debiteuren en lasten/ crediteuren (financieel jaarverslag);
–          Aanvragen van subsidies in overleg met secretaris;
–          Innen van sponsorgelden, subsidies, donaties, e.d. ;
–          Controleren en betalen van facturen en declaraties;
–          Facturatie en innen contributie;
–          Voeren van de contributieadministratie;
–          Versturen van aanmaningen;
–          Informeren leden m.b.t. contributie-inning;
–         Coördinatie en aansturing van financiële taken;
–          Verzorgen ledenadministratie.

 Taken plv. voorzitter Oikos:

–          Bij afwezigheid van de voorzitter de eerste 3 punten uit het takenpakket van de voorzitter waarnemen. Bij langdurige afwezigheid alle punten.

Taken wedstrijdsecretaris Oikos:

–          Tellers / scheidsrechters en wedstrijdformulieren regelen voor thuiswedstrijden;
–          Uitslagen thuiswedstrijden invullen op internet;
–          Verzetten wedstrijden en verzoeken hiertoe van tegenstanders;
–          Kijken of er interesse is bij de teams om deel te nemen aan beker / clubkampioenschappen;
–          Eventueel de opgave hiervoor doen;
–          Aantal teams doorgeven aan Nevobo (start seizoen);
–          Spelersindeling (opgave door TC) doorgeven aan Nevobo (start seizoen);
–          Aanvangstijden thuiswedstrijden doorgeven aan Nevobo (start seizoen);
–          Planning gemeente controleren t.o.v. speelschema Nevobo;
–          Infobulletin Nevobo lezen en waar nodig actie ondernemen;
–          Overleg met jeugdsecretariaat over voorkomende werkzaamheden.

Taken lid vanuit activiteitencommissie Oikos:

–          Aanspreekpunt binnen en buiten de vereniging aangaande activiteiten (leden, commissies, gemeente, kantine Jo Gerrishal, etc.);
–          Coördineren te organiseren activiteiten en meehelpen daarbij;
–          Ontplooien nieuwe activiteiten;
–          Organiseren activiteiten: jeugdkamp (i.s.m. JC), seizoensopeningsactiviteit, kerstkienen, familievolleybaltoernooi, garderobe bij Verkesbal, verkleed volleyen, geraniumactie, pinkstertoernooi, incidentele activiteiten (bijv. broodjes smeren);
–          Leden informeren over activiteiten etc., e.e.a. afhankelijk van het onderwerp te organiseren door JC, AC of TC;
–          Contact naar leden onderhouden (afhankelijk van het onderwerp regelen door JC, AC of TC).

Taken lid vanuit sponsorcommissie Oikos:

–          Alle zaken m.b.t. sponsoring regelen en begeleiden;
–          onderhouden van contacten met bestaande sponsoren;
–          werving nieuwe sponsoren;
–          actueel houden van sponsorcontracten en controleren van inkomsten uit sponsoring;
–          informeren en begeleiden van teams bij gesprekken met teamsponsoren;
–          begeleiden van AC bij sponsorcontacten m.b.t. tot het Pinkstertoernooi.